Zásady zpracování osobních údajů pro zákazníky Ing. Jaroslav Paták - ART & MANAGEMENT dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 (GDPR) jsou vydány společností Ing. Jaroslav Paták - ART & MANAGEMENT, IČ 15278646, DIČ CZ5608220211, se sídlem Imrychova 883/9, Praha 4 - Kamýk, 143 00 (dále jen „ART & MANAGEMENT “).

Cílem je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje společnost ART & MANAGEMENT jako Správce osobních údajů („Správce“) zpracovává o fyzických osobách při dodávání a poskytování služeb, prodeji zboží, při návštěvách internetových stránek provozovaných ART & MANAGEMENT a kontaktech se stávajícími a potenciálními zákazníky, pro jaké účely a jak dlouho společnost ART & MANAGEMENT tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat. Dále také informovat o tom, jaká práva náleží fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů.

Tyto Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018 a jsou vydány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „Nařízení“ nebo „GDPR“).

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je společnost ART & MANAGEMENT schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb a prodejem zboží může ze strany společnosti ART & MANAGEMENT dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o:

• akademický titul
• jméno a příjmení
• název obchodní firmy
• IČ, DIČ
• adresa trvalého pobytu
• adresa sídla nebo místa podnikání
• fakturační adresa
• korespondenční adresa
• bankovní spojení.

Údaje jsou potřebné pro kontaktování subjektu údajů. Jedná se zejména o:

• akademický titul
• jméno a příjmení
• telefonní číslo
• korespondenční adresa
• e-mailovou adresu.

• druh a specifikace poskytované služby nebo zboží
• objem poskytnutých služeb a jejich cena
• informace o platební morálce.

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb mezi společností ART & MANAGEMENT a zákazníkem. Jedná se o zápisy osobní komunikace se zákazníkem, písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem a záznamy telefonických hovorů mezi zákazníkem a ART & MANAGEMENT.

Zpracování na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či ochranu oprávněných zájmů ART & MANAGEMENT, ale jejich zpracování umožní společnosti ART & MANAGEMENT zlepšovat služby a případně zákazníky informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Osobní údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o využití kontaktních údajů pro marketing (zpracování na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely).

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu ART & MANAGEMENT nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností ART & MANAGEMENT a ochranu oprávněných zájmů ART & MANAGEMENT je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout. Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

• plnění smlouvy
• poskytování všech služeb k plnění smlouvy
• vyúčtování za služby (plnění smlouvy)
• plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)
• účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)
• procesy spojené s identifikací zákazníka (plnění smlouvy)
• vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem)
• zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv společnosti ART & MANAGEMENT (oprávněný zájem)
• evidence dlužníků (oprávněný zájem).

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.

U zákazníků, kterým ART & MANAGEMENT poskytla plnění na základě uzavřené smlouvy, je společnost ART & MANAGEMENT oprávněna, zpracovávat v zákaznické databázi jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace se společností ART & MANAGEMENT po dobu plnění této smlouvy.

U zákazníků služeb ART & MANAGEMENT, je společnost ART & MANAGEMENT oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat v zákaznické databázi jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace se společností ART & MANAGEMENT po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy se společnosti ART & MANAGEMENT.

V případě zakoupení zboží od společnosti ART & MANAGEMENT je společnost ART & MANAGEMENT oprávněna zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a společností ART & MANAGEMENT po dobu 4 let ode dne uplynutí záruční doby na zboží.

V případě jednání mezi společností ART & MANAGEMENT a potenciálním zákazníkem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je společnost ART & MANAGEMENT oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od posledního jednání.

Faktury vystavené společností ART & MANAGEMENT jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i smlouvy se zákazníky.

V souvislosti s užíváním produktů a služeb ART & MANAGEMENT může společnost ART & MANAGEMENT využít kontaktní údaje k zaslání informací ohledně těchto užívaných produktů a služeb s tím, že zákazník si může zvolit, jaké a zda vůbec chce informace dostávat.

Primárně se jedná o vytvoření vhodné nabídky produktů a služeb společnosti ART & MANAGEMENT v souvislosti s užívanými produkty a službami s oslovením zákazníka, a to telefonicky, písemně (včetně přiložených informací k vyúčtování), prostřednictvím prostředků internetové reklamy a formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů.

U subjektů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu účinný od 25. 5. 2018, zpracovává společnost ART & MANAGEMENT s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu údaje, které jí subjekt dá k dispozici pro účely marketingového oslovení s nabídkou služeb a produktů ART & MANAGEMENT

Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany ART & MANAGEMENT pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito zásadami zpracování osobních údajů.

Společnost ART & MANAGEMENT při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti ART & MANAGEMENT, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od společnosti ART & MANAGEMENT a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů. 

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie, dochází vždy v souladu s platnou legislativou.

Společnost ART & MANAGEMENT v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

Společnost ART & MANAGEMENT zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost ART & MANAGEMENT postupuje dle interních směrnic pro zpracování osobních údajů.

Dle Nařízení bude mít subjekt údajů v případě, že bude pro ART & MANAGEMENT identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže ART & MANAGEMENT svoji totožnost, následující práva.

Dle čl. 15 nařízení bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti ART & MANAGEMENT:

• potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
• informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
• v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii zpracovávaných osobních údajů.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit osobně nebo písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adrese provozovny společnosti ART & MANAGEMENT, Kubánské nám. 11, 100 00  Praha 10.

Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit osobně v provozovně společnosti ART & MANAGEMENT, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

V případě opakované žádosti bude společnost ART & MANAGEMENT oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Dle čl. 16 nařízení bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost ART & MANAGEMENT zpracovávat. Zákazník společnosti ART & MANAGEMENT, má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen nám poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracováváme, nejsou přesné. Oprava bude  provedena bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit osobně nebo písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adrese sídla společnosti ART & MANAGEMENT, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

Dle čl. 17 nařízení bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost ART & MANAGEMENT neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost ART & MANAGEMENT má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se na nás obrátit osobně nebo písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adrese sídla společnosti ART & MANAGEMENT.

Dle čl. 18 nařízení bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to osobně nebo písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adrese sídla společnosti ART & MANAGEMENT.

Dle čl. 19 nařízení bude mít subjekt údajů, pokud to požaduje, právo na oznámení ze strany společnosti ART & MANAGEMENT v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů provedené v souladu s článkem 16, čl. 17 odst. 1 a článkem 18. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjekt údajů můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích. Žádost je možné zaslat písemně nebo písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adrese sídla společnosti ART & MANAGEMENT.

Dle čl. 20 nařízení bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat společnost ART & MANAGEMENT o předání těchto údajů jinému správci.

Pokud nám v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo od nás získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i Vámi určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět. Žádost je možné podat osobně nebo písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adrese sídla společnosti ART & MANAGEMENT po doložení oprávněnosti požadavku.

Dle čl. 21 nařízení bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti ART & MANAGEMENT.

V případě, že společnost ART & MANAGEMENT. neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, společnost ART & MANAGEMENT zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla společnosti ART & MANAGEMENT.

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely účinný od 25. 5. 2018 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to buď osobně, písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adrese sídla společnosti ART & MANAGEMENT nebo přes webovou aplikaci.

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Společnost ART & MANAGEMENT uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

Subjekt údajů právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).